Straks melden jullie franchisenemers in Realite de huurders en verhuurders aan en maken ze daar de contracten op. De administratie blijft in Bloxs. Die twee kúnnen béíde de huurnota maken en béíde de bank aflezen. Er is een beeld bij welk systeem wat moet doen. Ik ga daar blanco in en zoek uit wat het beste werkt, voordat het over 33 vestigingen is uitgerold.
×
Twee makelaars op één pand verkopen niet twee keer zo snel. Iemand moet de regie hebben.
Zo is het met software ook. Twee systemen die hetzelfde kunnen, geven geen dubbele zekerheid maar dubbele twijfel. En op de plek waar de regie niet is belegd, staat straks iemand met de hand te werken.
Dit is niet wat iemand ons heeft verteld. Dit is wat we bij jullie op kantoor hebben zien gebeuren.
Elke maand worden inkomende betalingen handmatig tegen openstaande huurnota's gelegd. Betaalt iemand vijftig cent te veel, dan moet dat er met de hand uit.
Rond de derde gaat er bij achterstand een bericht én een brief uit. Contract erbij, sjabloon openen, naam, adres, bedrag en periode met de hand invullen. Terwijl alles al in het systeem staat.
Verhuurders maken zelf het contract en mailen het. Daarna wordt het overgetypt. Elke maand opnieuw, en elke keer met de kans op een tikfout in een bedrag.
Dit alles valt samen in de piek van de twintigste tot het einde van de maand, bij één medewerker die dan niets anders kan doen.
Nadat we bij jullie op kantoor waren hebben we de documentatie van beide systemen doorgespit. Tweehonderd pagina's van Bloxs, plus alles wat Realite publiek maakt.
Een deel van jullie handwerk kunnen jullie systemen al zelf. Bloxs heeft een bankkoppeling, een matchingsproces en zelfs een lerende module die niet-herkende betalingen alsnog thuisbrengt. En een aanmaningsproces in drie trappen, met eigen brief- en mailsjablonen.
Realite kan het ook. Wij hebben twaalf van de dertien financiële functies gevonden die de twee systemen dúbbel hebben.
Maar aanstaan is niet hetzelfde als werken. Je gaf zelf aan dat de bankkoppeling in Bloxs aan hoort te staan, en dat het in de praktijk niet doet wat het zou moeten doen. Precies daar begint week 1: niet de vraag of een functie bestaat, maar of hij bij jullie het werk uit handen neemt.
Wat wij bouwen is dus alleen wat er ná jullie eigen systemen overblijft. Een leverancier verdient aan meer modules. Wij verdienen aan minder handwerk.
Als beide systemen hetzelfde kunnen, moet er per onderdeel gekozen worden wie het doet. Gebeurt dat niet, dan kiest het toeval, en dat kost geld.
Doen beide systemen het, dan factureer je dubbel of raak je facturen kwijt. Er kan er maar één de baas zijn.
Beide hebben een bankkoppeling. Zet je die twee keer aan, dan letteren twee systemen dezelfde betaling af en klopt geen van beide saldi.
Doen beide het automatisch, dan krijgt een huurder met achterstand twee brieven van dezelfde verhuurder. Dat wil je niet uitleggen.
De franchisenemer voert in Realite in, de administratie zit in Bloxs. Elk verschil daartussen wordt volgende maand een afletterprobleem.
Jullie hebben een eigen stichting voor de huurpenningen. Welk systeem is daar leidend, en wie ziet als eerste dat er iets niet klopt?
Beide systemen hebben een koppelmogelijkheid, maar een kant-en-klare verbinding tussen Realite en Bloxs bestaat niet. Die moet gebouwd worden. Dan is de vraag: wat gaat heen, wat gaat terug, en wie onderhoudt het?
Deze zes moeten beantwoord zijn vóórdat Realite bij 33 vestigingen staat. Erna terugdraaien is duur, en het raakt elke nemer.
Drie weken, over twee maandafsluitingen heen. Ik loop mee, ik meet, ik bepaal de grens, en ik zorg dat het afletteren en de brieven niet meer met de hand gaan.
Ik zit naast je medewerker tijdens de maandafsluiting en tel elke handeling: wie, hoe lang, in welk systeem, en waar het misgaat. Finance, de contractintake én de mailstroom. Alleen meekijken, niets aanpassen.
Eerst het grensbesluit: wie bezit wat. Daarna richt ik het afletteren en de brieven in, in het systeem dat uit dat besluit volgt. Bankkoppeling, automatisch matchen, aanmaningen in drie trappen met marges, sjablonen, en de dubbele IBAN's eruit.
De volgende maandafsluiting meet ik opnieuw, met dezelfde meetlat. Je medewerker werk ik in. En dan leggen we het verschil vast in cijfers, niet in gevoel.
Geen rapport dat in een map verdwijnt. Vier documenten die je gebruikt, en één proces dat gewoon werkt.
Drie weken, twee maandafsluitingen. Eén vast bedrag, één vaste uitkomst: het afletteren en de achterstandsbrieven gaan niet meer met de hand.
Waarop je me afrekent. De tijd per honderd huurnota's die aan afletteren en achterstandsbrieven opgaat, daalt met een percentage dat we in week 1 samen vastleggen, op basis van de nulmeting. Halen we die norm niet, dan werk ik door tot hij er is, zonder extra kosten.
Plan een gesprekModules en licenties van jullie eigen leveranciers vallen buiten het bedrag. Denk aan de bankkoppeling van Bloxs, die per rekening per maand kost. Ik zeg vooraf welke je nodig hebt en wat ze kosten.
De belofte is dat het afletteren en de brieven niet meer met de hand gaan. In welk systeem dat gebeurt, volgt uit het grensbesluit. Dat besluit nemen we samen, en ik krijg van geen enkele leverancier commissie.
Dubbele IBAN's bij meerdere relaties zijn volgens Bloxs zelf de hoofdoorzaak van mislukte matching. Tot 250 gevallen zit het erin. Liggen er meer, dan krijg je daarvoor een aparte prognose.
Je koopt niet een traject van een jaar. Je koopt drie weken, en daarna beslis je opnieuw.
Het franchisetarief van €995 in plaats van €1.500 is er omdat jij het voor je nemers bedingt. Daar vraag ik geen geld voor terug en ik draag je ook niets af: wat ik wel vraag is een plek op jullie franchise-overleg, zodat ik het één keer kan uitleggen in plaats van drieëndertig keer.
Drie weken naast je medewerker is niet iets dat je uitbesteedt. Wat er daarna gebouwd moet worden, doet ons vaste team, met jullie eigen developer erbij.
Oud-directeur en eigenaar, sales-expert. Weet hoe een bedrijf commercieel werkt, en daarom begin ik met meten en niet met bouwen.
Ervaren tech-ondernemer en mede-gezicht van AiMELO. Zorgt dat wat we bedenken ook echt gebouwd kan worden.
Ruim 25 jaar programmeerervaring. Waarborgt veiligheid en gegevensbescherming. Bij huurdersgegevens en een derdengeldenrekening is dat geen bijzaak.
Hij bouwt mee en beheert het daarna. Zo blijft de kennis binnen en ontstaat er geen afhankelijkheid van ons. Dat is bewust.
Meten we in augustus, dan kun je het resultaat in september aan je nemers laten zien. Wachten we, dan schuift de eerste meting naar eind september. Bel of mail, dan plannen we een gesprek.
